learningCloud (Gestión Formativa): Reportes

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La página de Reportes es las última de las secciones que pone a nuestra disposición la Gestión Formativa de learningCloud. Se trata de una herramienta especialmente útil para la gestión de resultados de la formación, no sólo para consultar sino también para exportar informes completos por usuario y convocatoria. Refleja los informes agregados de usuario, es decir, información de cada usuario de la instancia relativo a todos los contenidos ubicados en ella.

Consta de dos secciones, a las que podemos acceder a través del menú en la parte derecha de la pantalla:


Reporte de Usuario

Se trata de la interfaz principal, el tablón de datos desde el que podemos seleccionar los criterios de filtrado y visualizar los primeros resultados de nuestra consulta. La parte principal de la pantalla la ocupa precisamente esa tabla, que muestra los primeros veinte resultados de nuestra búsqueda, donde cada fila representa el progreso de un usuario en una Convocatoria determinada.


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Para desplazarnos por los resultados tenemos el índice de páginas al pie de la lista, que además nos permitirá aumentar el número de entradas que se visualizan en cada una, de veinte a cincuenta.


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Por defecto esta lista muestra una serie de campos repartidos en columnas, que en cada caso nos informan de:


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  • el avatar del alumno.
  • el nombre y apellidos del alumno.
  • el nickname del alumno.
  • el nombre de la Convocatoria a la que corresponden los resultados.
  • el tiempo total que el alumno ha dedicado a esta formación.
  • el tiempo promedio dedicado en cada sesión.
  • el número promedio de visitas semanales, o veces que el alumno se ha conectado.
  • los puntos obtenidos en la formación.
  • el estado del alumno en la Convocatoria. Se indica por un color, que puede ser:
    • Verde, si ya la ha completado.
    • Naranja, si está aún en progreso.
    • Rojo, si no la ha podido completar.
    • Gris, si no la ha iniciado todavía.
  • la fecha de finalización de la Convocatoria.
  • el tanto por ciento del Sprint que el alumno ha completado hasta ahora.

Estos campos serán las columnas que figurarán en el informe en formato CSV que exportaremos posteriormente. Por ello la herramienta nos da la opción de añadir también otros campos de resultados. Para ello clicaremos en la rueda dentada de la parte superior derecha de la lista.


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Se desplegará un menú con otra serie de categorías por defecto:

  • nota del alumno.
  • nota de corte del Sprint.
  • si el alumno ha superado o no la formación.
  • la fecha y hora del primer acceso a la formación.
  • la fecha y hora del último acceso.
  • el número de insignias conseguidas por el alumno en el curso.
  • la cantidad de puntos que se le otorgaron a lo largo del curso.

Además de esto, también podremos añadir al informe todos los campos que se pueden rellenar al crear un Sprint en la sección de Información Adicional.


Filtrar por grupo

En la parte superior izquierda tenemos un menú desplegable que nos permite filtrar los resultados de la lista por grupos de usuarios. Clicando en él se despliega una lista de todos los grupos existentes en la plataforma, ordenados alfabéticamente. Podemos buscar manualmente o utilizar el buscador que aparece al principio del desplegable. Seleccionamos el grupo o grupos que queramos y clicamos en el botón BÚSQUEDA... situado a la derecha para que se aplique el filtro a la lista.


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Sobre la lista veremos un pequeño campo titulado Mostrar: que nos informa de los grupos de los que se están mostrando usuarios. Si no hemos seleccionado ningún grupo, su valor será "Todos los grupos".


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Para quitar alguno de los grupos hay que desmarcarlo en la lista desplegable y pulsar nuevamente el botón BÚSQUEDA... Para quitar todos los grupos y volver a la lista general podemos desmarcar cada uno, o directamente utilizar el botón Limpiar filtros, con el símbolo de una tecla de retroceso, y pulsar nuevamente el botón BÚSQUEDA...


Filtrar por fecha

La herramienta también nos permite filtrar los resultados por un espacio determinado de tiempo. Clicamos en el botón similar a un embudo situado en la parte superior derecha, que despliega una pequeña ventana. Aquí podemos establecer un rango de fechas para limitar los resultados a ese rango de tiempo.


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Elegimos la fecha de inicio y de fin, y clicamos el botón APLICAR. Para volver a la lista general, basta con volver a esta ventana y clicar en el botón RESETEAR.


Exportar el informe

Una vez que hayamos seleccionado los campos que queramos para nuestro informe, y hayamos filtrado los resultados deseados, podemos obtener la lista resultante en formato CSV clicando en el botón → EXPORT.


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Debido a la complejidad de la tarea (se tiene que recabar toda la información de cada usuario relativa a la plataforma y todos los Sprint donde está o ha estado inscrito) el informe de usuario se genera en segundo plano, un aviso aparecerá en pantalla indicando que se está llevando a cabo este proceso. Tenemos que consultar el nuevo apartado de Histórico de Informes para saber cuando está disponible para poder descargarlo.


Por razones técnicas existe una limitación de 150.000 líneas o resultados en el informe. Hay que tener en cuenta este límite para no superarlo a la hora de filtrar el número de resultados en las consultas.


Histórico de Informes

El siguiente paso es acceder a este segundo apartado a través del acceso en el menú de la parte derecha. En él vemos una tabla con una lista de todos los informes solicitados a la plataforma, y si se han generado o no, es decir, si están listos o no para descargar.


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Esta lista incluye algunos sencillos campos para encontrar con facilidad cuál es nuestro informe en concreto:

  • Tipo de informe.
  • nombre de Usuario que lo creó.
  • Estado en que se encuentra. Puede ser En progreso si todavía se está generando, o Completada si está listo para descargar.
  • Creado el indica la fecha y hora en que fue solicitado.

Junto a estos campos nos encontramos dos botones con las funciones básicas:

  • DESCARGAR INFORME para guardar el listado en nuestro equipo en formato CSV.
  • ELIMINAR, después de generar y descargar nuestro informe, este seguirá estando disponible para volver a descargarlo cuando queramos. Clica en este botón para eliminarlo definitivamente y que desaparezca de la lista.


IMPORTANTE: tanto los informes de convocatorias de Sprints como los informes agrupados se ejecutan una vez al día. La cantidad de datos mostrados se necesita calcular después de 24 horas de uso de la plataforma. Por tanto, la consulta de los datos de ambos informes reflejarán datos reales del día anterior.

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