learningCloud (Multi-organización): Tutorial "Cómo crear una Multi-organización" 2ª parte

Ejemplo práctico de Multi-organización

Continuamos con la segunda parte de este tutorial donde veremos la creación de una Multi-organización paso a paso. Recordemos que estamos trabajando sobre una instancia de learningCloud que va a servir como plataforma de formación para la compañía constructora “Constructia”, una organización compuesta por una serie de empresas, entre las que está el estudio de arquitectura “Croquis” y la instaladora eléctrica “Lux”.

Si has llegado aquí directamente, te recomendamos que antes de seguir eches un vistazo a la primera parte de este tutorial: Multiorganización, creando los Usuarios y las Organizaciones.

Creando los Catálogos

1. Cambiamos ahora a la herramienta learningCloud a través del Acceso Rápido. Hacemos clic en el icono de Configuración de la rueda dentada, y dentro del nuevo menú seleccionamos la pestaña Catálogos. Haciendo clic en el botón para crear un nuevo catálogo generaremos tres distintos:
   
   • “Catálogo Croquis” para el contenido formativo de esta empresa en particular,
   • “Catálogo Lux” para el de la instaladora,
   • y un tercero llamado “Catálogo Constructia” que usaremos para las formaciones comunes a las dos empresas que ya mencionamos.
   
   

   
   

2. Con la lista de catálogos creados, haremos clic en el menú de tres puntos de cada uno para gestionar los Autores que van a tener acceso a cada catálogo:
   • Al “Catálogo Croquis” añadiremos los responsables de formación en arquitectura de esta empresa.
   • Al “Catálogo Lux” los de instalaciones eléctricas.
   • Y al “Catálogo Constructia” los encargados de la formación general como administración, riesgos laborales…
     

   Si hemos creado algún Autor global que pertenezca a las dos organizaciones, lo asignaremos a los tres catálogos para que pueda supervisarlos.








3. Por último, en el mismo menú de tres puntos gestionaremos lasOrganizaciones a las que irán asignadas cada catálogo:
   • El “Catálogo Croquis” tendrá asignado la “Organización Croquis”.
   • El “Catálogo Lux” tendrá asignado la “Organización Lux”.
   • El “Catálogo Constructia” tendrá asignado las dos organizaciones, ya que va a impartir formación en común para las dos.
   
   

   
   

   

Creando las Convocatorias

1. Con la estructura de organizaciones y catálogos creados, es el momento de que losAutores comiencen a trabajar en los contenidos formativos o Sprints. Importante: hay que recordar etiquetar cada Sprint con el catálogo al que pertenezcan.








2. Con los primeros Sprints elaborados y publicados, procedemos a convocar a los empleados para que comiencen su formación. Entrando en learningCloud como Administrador global o de grupo, en la vista general de la pestaña Formación buscamos el Sprint deseado, y hacemos clic en el menú desplegable de tres puntos para seleccionar la opción Nueva Convocatoria:
   • Importante: al crear la convocatoria, asignar la Organización o empresa a la que irá destinada.
   • La organización debe ir acorde con el Catálogo al que pertenezca el Sprint. Si creamos una convocatoria para un Sprint del “Catálogo Croquis”, deberemos asignarla a la “Organización Croquis”, ya que serán los empleados de esta empresa los que cursarán la formación.

   
   

   Recuerda que sólo se puede asignar una organización por convocatoria. Por lo tanto si queremos impartir una formación común con Sprints del “Catálogo Constructia”, tendremos que crear dos convocatorias distintas: una para la “Organización Croquis” y otra para “Organización Lux”.

   
   

   

   
   

3. Una vez generadas, accedemos a la sección lateralConvocatorias donde veremos la lista con todas las que hemos creado. Para asignar empleados a cada una, haremos clic en el menú desplegable de tres puntos, en la opción Convocar estudiantes:
   • Podemos elegir la opción Gestionar por grupo si queremos añadir de una tacada todos los empleados que pertenezcan a una Organización o Subgrupo en particular. Por ejemplo, para una formación general sobre riesgos laborales en instalaciones que afectaría a todos los empleados de la empresa “Lux”, buscaremos en la lista la “Organización Lux” que hemos creado y la agregaremos a la Convocatoria. Si por el contrario se trata de una formación particular sobre un nuevo tipo de cuadro eléctrico que afecta sólo a los que van a manejarlos, podemos seleccionar sólo los subgrupos “Instaladores” o “Personal de Almacén”.

   
   

   

   
   

4. Si tenemos una formación muy específica que implica a algunos empleados en particular de distintos departamentos, podemos convocar a cada uno por separado a través de la opción De forma individual. También podemos utilizarla para agregar otros empleados que no pertenezcan a los Subgrupos que hemos convocado.









5. Importante: sólo podremos convocar a los empleados y grupos que pertenezcan a la Organización que hemos seleccionado al crear la Convocatoria.




6. Por eso, como señalamos en el punto anterior, si queremos convocar una formación del “Catálogo Constructia” general, por ejemplo acerca del sistema de fichajes, tendremos que crear dos Convocatorias distintas sobre el mismo Sprint. Y dentro de cada una agregar cada Organización para convocar a todos los empleados.

A la hora de hacer las convocatorias para los Canales, el proceso de selección sigue los mismos pasos.

Exportando los Informes

1. Con nuestro contenido publicado y los empleados convocados, podremos comenzar a consultar su progreso en la formación y los resultados que han tenido. Recuerda que cómo mínimo deben pasar 24 horas desde la publicación para poder procesar y mostrar los primeros resultados. Y que los datos que visualizaremos corresponderán al día anterior.




2. Debemos acceder a la pestaña Reportes dentro del learningCloud, con un usuario que tenga rol de Administrador:
   • Si entramos como Administrador global, tendremos acceso a los datos de todos los empleados y formaciones de la corporación, es decir, a la totalidad de la instancia.
   • Si simplemente queremos acceder a los datos de una empresa en concreto, por ejemplo de los empleados de “Croquis”, accederemos con el perfil de uno de los Administradores de grupo de la “Organización Croquis”.

   
   

   

   
   

3. Si por ejemplo queremos ver la evolución de las formaciones que afectan a los empleados de la empresa “Lux”, tanto las que pertenezcan al “Catálogo Lux” particular como al “Catálogo Constructia” general, accederemos con uno de los perfiles que administren la “Organización Lux”:
   • En cada entrada de la lista veremos los resultados de un empleado para un Sprint en particular. Por lo tanto tendremos tantos resultados como empleados hayamos convocado a cada Sprint. Si un empleado está convocado a más de un Sprint, aparecerá un resultado a su nombre por cada uno de ellos.
   • Para acotar la información, podemos utilizar el Filtro de grupos situado arriba a la derecha. Con él podremos seleccionar cualquier Organización o Subgrupo en concreto y limitar los resultados que se muestran. Por ejemplo dentro de la “Organización Lux” podemos acotar los resultados únicamente a los empleados “Instaladores” o “Personal de almacén”.
   • Además de las Categorías de datos existentes, podremos añadir otras columnas nuevas clicando en el icono de la rueda dentada arriba a la derecha, que nos desplegará un menú con todas las categorías disponibles. Por ejemplo, además del Estado o la Puntuación, podremos consultar el Último acceso.

   
   

4. Una vez tengamos los grupos de empleados y categorías de resultados que queremos consultar, podremos exportar unInforme en formato CSV. Para ello haremos clic en el botón ↗EXPORT arriba a la derecha de la lista, y pasaremos a la sección lateral Histórico de Informes. Aparecerá una nueva entrada con nuestro nombre de usuario y la fecha en la que hemos creado en informe, y simplemente haremos clic en el botón DESCARGAR INFORME junto a ella.









5. Repetiremos el proceso las veces que queramos filtrando por el resto de organizaciones (“Organización Croquis”) o subgrupos (“Administrativos”, “Aparejadores”…) para obtener los informes de los distintos departamentos.