contentCloud | Asignar permisos a proyectos, carpetas o unidades

Los usuarios de contentCloud podrán tener uno o varios roles (Administrador, Manager, Autor o Revisor) pero, para poder ejercer esos roles, debemos configurar en qué proyectos, carpeta o unidades podrán ejercerlos. Es decir, debemos concederles permisos de acceso.

Comprobar los permisos que ya tienen concedidos los usuarios

Esta es una acción que solo puede hacer el Administrador.

Para verificar qué roles y permisos tiene los distintos usuarios, accedemos a la pestaña Usuarios. Aquí se visualizará el listado completo de usuarios que tienen roles asignados en contentCloud.

Para saber si son usuarios activos, es decir, que tienen permisos concedidos en algún proyecto o unidad y, por lo tanto, están consumiendo licencia veremos que los roles que tienen se muestran en color: 

1. Color verde, si el tiene permisos asignados con ese rol. Por ejemplo, todos los administradores tienen permisos automáticamente, por lo que todos esos usuarios tendrán ese rol marcado en verde.

2. Color gris. En este caso, el usuario tiene concedido el rol, pero aún no tiene permisos asignados en ningún proyecto o unidad. 

3. Si el usuario tiene varios roles y solo tiene permisos en uno, quedará iluminado en verde solo aquel que está activo. Por ejemplo, el usuario señalado, tiene permisos con rol de revisor en algún proyecto pero aún no se le han concedido permisos como autor. 

Activando los filtros de la pestaña Usuarios se podrá filtrar el listado de usuarios según su rol y si están usando licencia, es decir, si tienen permisos concedidos. Este filtro resultará útil para consultar, por ejemplo, qué usuarios con rol de autor están haciendo uso de las licencias adquiridas. 

Haciendo doble clic sobre la tarjeta de cada usuario se podrá verificar dónde tiene permisos. Así, podremos ver si puede acceder a todo un proyecto, o a una carpeta y/o unidad concreta.

Comprobar qué usuarios tienen permisos en un proyecto

Esta acción podrán realizarla los Administradores y los Manager.

Si lo que deseamos es saber qué usuarios tienen algún tipo de permiso en un proyecto, debemos acceder a él y acceder a la pestaña Equipo. Aquí se mostrarán todos los usuarios con permisos, ya sea en todo el proyecto o solo en una carpeta o unidad.


Si se quiere saber qué permisos concretos tiene un usuario en el proyecto, basta hacer doble clic sobre él. Así se verá a qué carpetas y/o unidades tiene permisos.

    Conceder permisos totales a un usuario

    Esta acción solo puede realizarla un Administrador.

    Por defecto, solo los Administradores pueden acceder a todos los proyectos y su carpetas y unidades. Si queremos que un usuario pueda ejercer su rol en todos los proyectos de contentCloud y evitar tener que darle permisos proyecto a proyecto, basta con entrar en la pestaña Usuarios, hacer doble clic sobre el usuario y activar la opción Todos los proyectos.

    A partir de ese momento, por ejemplo, un Manager podría gestionar todos los proyectos; un Autor podría editar todas las unidades de autoría de cualquier proyecto y un Revisor podría ejercer su función en todas las unidades de autoría de contentCloud.

    Conceder permisos en un proyecto, carpeta o unidad concreta

    Esta acción pueden realizarla tanto Administradores como Manager.

    Si queremos dar permisos específicos en un proyecto, una carpeta o una unidad concreta, es necesario acceder a la opción Gestionar permisos que se encuentra en el menú de opciones de cada elemento:

    Se accederá a un panel que muestra todos los usuarios actuales con permisos y cuáles tienen. Si se desea, se les podrá conceder permisos adicionales a los usuarios actuales o se podrá añadir un nuevo usuario.

    Localizamos el usuario deseado y se pulsa Añadir.

    Por último se comprueba qué roles puede ejercer y si queremos que ejerza todos ellos o solo alguno.